เตรียมตัวดีมีชัยไปกว่าครึ่ง วิธีการเตรียมตัวไปงาน Conference ระดับโลก

ใครกำลังเตรียมตัวไปงาน Conference ระดับโลกบ้าง หรือเคยไปมาแล้วและพลาดอะไรในชีวิตสำคัญ ๆ ไป เพราะไม่มีประสบการณ์ วันนี้ผมจะเอาข้อแนะนำในการไป Conference ระดับโลกมาแนะนำเพื่อให้ใครก็ตามที่กำลังเตรียมตัวไป สามารถใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด และสามารถเก็บเกี่ยวจากงานกลับมาบ้านเกิดเมืองนอนให้มากที่สุด

จากการที่ไป Conference ใหญ่มา 2  ที่อย่าง Advertising Week ที่ New York และ SXSW ที่ Austin ประเทศสหรัฐอเมริกาทั้งคู่ ทำให้ผมสามารถสร้างเคล็ดลับจากการที่ต้องเตรียมไปงานสัมมนาใหญ่ ๆ ที่ใช้ทั้งเมืองจัดงาน มีเวทีและกิจกรรมมากมายให้ร่วมงาน และถ้าไปคนเดียวคุณจะทำการติดตามหรือถ้าไปครั้งแรก คุณจะงง กับงานสัมมนาอย่างมากอีกด้วย เพื่อไปแล้วไม่ให้พลาดสิ่งดี ๆ แบบผมที่เกิดประสบการณ์แบบนี้ในครั้งแรกที่ไป ลองเอาเคล็ดลับเหล่านี้ที่ผมตกผลึกมาไปลองใช้ดูกัน

  1. ทำการบ้านกับงานที่จะไป : ถ้าต้องไป Conference ระดับโลก สิ่งที่ควรทำคือศึกษางาน Conference ที่จะไปว่าคืองานที่เกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง เพื่อที่จะสามารถตั้งความคาดหวังกับงานที่จะไปให้ถูก เพื่อที่จะสามารถเลือกจับประเด็นที่ต้องการได้ถูกต้อง และไม่ทำให้เสียเวลาหรือรู้สึกว่ามาผิดที่ผิดทาง เกิดความผิดหวังจากความคาดหวังต่าง ๆ ที่มี การศึกษางานนั้นจะทำให้ทราบประวัติงานด้วยว่าเป็นงานที่มีความเป็นมาอย่างไร แถมสามารถรับรู้จากปีก่อน ๆ ได้ด้วยว่างานมีการพัฒนาอย่างไร และมีกิจกรรมอะไรบ้างด้วย ทำให้สามารถเริ่มทำการตัดสินใจที่จะไปว่าเราไปแล้วจะได้อะไรกลับมา นอกจากนี้เตรียมตัวโหลด App ที่เกี่ยวข้องให้พร้อมเช่น App แผนที่ รถไฟฟ้า พวก Sharing Car หรือตารางงานอีเว้นท์ต่าง ๆ เอาไว้ เพื่อจะได้เดินทางในเมืองได้ถูกต้อง 
  2. จองที่พัก : สิ่งสำคัญต่อมาอย่างมาก คือเมื่อตัดสินใจที่จะไปงานได้แล้วคือการรีบจองที่พักอย่างทันที เพราะยิ่งงานยิ่งใหญ่มาก ที่พักนั้นจะมีอัตราการจองหมดอย่างรวดเร็ว และราคาจะพุ่งสูงอย่างน่าตกใจ (แต่ถ้าออฟฟิศคุณออกให้ และสามารถจ่ายในราคาเท่าไหร่ก็ได้ ให้อ่านข้ามไปยังบรรทัดท้าย ๆ) อย่างในกรณี SXSW นั้นราคาจากไม่กี่พันกลายเป็นราคาหลายหมื่นทันที เพราะฉะนั้นการรู้ล่วงหน้านานมาก ๆ สามารถทำให้เราสามารถได้ที่พักในราคาที่ไม่แพงได้ด้วย นอกจากรีบจองที่พักแล้ว สิ่งที่ควรเลือกจากที่พักคือ การหาที่พักใกล้ ๆ งาน เพื่อทำให้เราสามารถไปกลับงานได้อย่างสบาย ไม่เหนื่อยมาก แล้วมีเวลาไปทำอย่างอื่นหรือร่วมกิจกรรมที่มีตอนกลางคืนได้ด้วย ควรเลือกที่พักที่ใกล้ร้านขายของเพื่อที่จะสามารถหาซื้อเครื่องดื่ม ของกินได้สะดวกด้วย
  3. จองตั๋วเครื่องบินและตั๋วเข้างาน : การรู้ว่าจะไปแน่ ๆ แถมมีที่ซุกหัวนอนแล้ว สิ่งสำคัญต่อมาคือการเอาตัวไปให้ถึงสถานที่จัดงาน
    การรีบจองตั๋วเครื่องบินถัดมาจากที่พักเป็นเรื่องสำคัญ เพราะการจองเครื่องบินช้านั้นอาจจะทำให้คุณไม่สามารถไปงานนั้นได้เลย เพราะอาจจะไม่มีไฟลท์ไปแล้ว หรือถ้ามีก็คงต้องจ่ายราคาแพงมากแบบอัพเกรดไปนั่งสบาย ๆ ระดับ Business Class หรือ First Class เลยทีเดียว เพราะฉะนั้นการรู้ว่าได้ไปแน่ ๆ ละ ก็รีบจองเครื่องบินเลย เปิดตรวจสอบไฟลท์ดูว่ามีไฟลท์บินไหม และ Transit รึเปล่า เลือกที่สามารถพักผ่อนได้ มีที่อาบน้ำจะดีมาก เมื่อมีเครื่องบินก็จองตั๋วเข้างานถัดมา ปกติตั๋วเข้างานถ้ารีบจองจะได้ราคา Early Bird และราคาจะแพงขึ้นเรื่อย ๆ  จนสุดที่ราคาซื้อหน้างาน เพราะฉะนั้นถ้ารีบซื้อตั้งแต่ประกาศว่าเริ่มขายก็ยิ่งดี
  4. วางแผนตารางงาน หาหัวข้อสำรองที่จะฟังจากหัวข้อหลักไว้  : เมื่อพร้อมที่จะไป ก็ควรมาศึกษาตารางงานอีเว้นท์ทั้งหมด ว่าอะไรมีวันไหนบ้าง และอะไรจัดที่ไหน มีใครเป็น Speaker เพื่อที่จะวางแผนได้ว่า แต่ละวันเราจะเข้าฟังใคร หัวข้ออะไรแล้วจะคาดหวังอะไรจากการฟังนั้น พร้อมวางแผนการเดินทางระหว่างห้องที่มีการสัมมนาได้ถูก เพราะหลาย ๆ ครั้งสัมมนาใหญ่ ๆ นั้นจะมีการพูดพร้อมกันในหลาย ๆ สถานที่ของเมือง และตารางการพูดจะชนต่อกันทันที ทำให้เราต้องวางแผนออกจากห้องให้ถูก หาที่กินข้าวให้ได้ ส่วนใหญ่ถ้าอยากให้ฟังให้คุ้มคือการติดอาหารกลางวันติดตัวไปกินในห้องที่ฟังเลย หรือถ้ากลัวว่าตารางจะแน่นและเข้าห้องไม่ทันก็ทำตารางหลวม ๆ ให้มีเวลาเดินทางได้ไปแต่ละที่ได้ นอกจากนี้การฟังสัมมนาที่ต่างประเทศบางหัวข้อคนจะแน่นมากจนเราไม่สามารถไปฟัง ให้เตรียมหาหัวข้อสำรองที่จะไปฟังหากพลาดขจากหัวข้อแรกเลย เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการไป 
  5. Travel Light : เวลาไปงานเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือการไปฟังแบบเบาตัวที่สุด อย่าขนอะไรไปเยอะ เพราะคุณต้องเดินทางระหว่างที่สัมมนาเยอะมาก เพราะฉะนั้นการทำตัวให้เบาที่สุดนั้นเป็นเรื่องสำคัญมาก หลาย ๆ ครั้งฝรั่งที่ไปสัมมนาจะแนะนำว่าไม่ต้องเอาคอมพิวเตอร์ไปเพื่อให้ไม่ต้องแบกอะไรเยอะ แต่ควรจะเอาแผนที่งาน ตารางงาน และเตรียมช่องว่างเผื่อเอาของจากงานกลับมาไม่ว่าจะเอกสาร หนังสือ หรือเครื่องที่ระลึกต่าง ๆ จากงงานกลับมา นอกจากนี้รองเท้าต้องดีงาม เหมาะสมที่จะเดินนาน ๆ ยืนนาน ๆ หรือทนต่อการวิ่งไปไหนมาไหน ช่วยให้เราสบายเท้ามาก ๆ อีกด้วย อย่างผมนี้ได้ Allbirds ช่วยไว้ในงาน SXSW ทำให้ชีวิตนั้นสบายเท้าและเดินได้กว่าวันละ 20 กิโลเมตรเลยทีเดียว 
  6. สำรวจก่อนงาน : การสำรวจก่อนงาน ทำให้รู้ว่าสถานที่จัดงานหรือห้องสัมมนาแต่ละอันนั้นอยู่ตรงไหนบ้าง ทำให้สามารถเลือกเส้นทางหรือไปงานในวันจริงแล้วไม่หลงอย่างมาก พร้อมทั้งสามารถเจอพวกบูธของแบรนด์ต่าง ๆ หรือที่เตรียมตัวซื้อน้ำและอาหารว่าอยู่ตรงไหนได้ด้วย ทั้งนี้การสำรวจงานจะทำให้ตารางที่ทำเตรียมมานั้นสามารถรู้ได้ว่าควรจะปรับตรงไหน เพื่อให้ได้ตารางงานที่มีประสิทธิภาพที่สามารถเข้างานได้สูงสุดอีกด้วย 
  7. หาอะไรจดหรืออัดกลับมา : เมื่อถึงงานสัมมนาเหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นคือ บางเวลทีจะเป็นเวทีที่ถกกันและคุยกันหลายคน ทำให้การฟังของเรานั้นอาจจะตามไม่ทัน หรือเข้าไปในห้องในคนท้าย ๆ แล้วนั่งหลังห้อง ห่างจากเวที สิ่งที่ควรทำคืออัด Session นั้นกลับมาฟังเพื่อติดตามสิ่งที่ฟังต่อ สิ่งสำคัญคืออย่าฟังย่างเดียวเพราะการฟังอย่างเดียวอาจจะทำให้ความจำเราหายได้ถ้าเราไม่ได้สนใจ การจดหรือฟังทำให้เราสามารถบันทึกสิ่งที่ฟังมาได้อย่างดี และทำให้ไม่ลืมว่าฟังอะไรไปหรือลืมแล้วก็สามารถกลับมาดูได้ด้วยว่าฟังอะไรไป ทำให้ฟื้นความสนใจได้ง่ายขึ้น
  8. รีบไปต่อแถวและถ้าไม่ชอบ รีบออกมาไปหาอย่างอื่นทำ : สิ่งสำคัญในการไปฟังสัมมนาระดับโลกเหล่านี้คือ หัวข้อที่คนพูดนั้นดังมาก ๆ หรือหัวข้อดีมาก ๆ  จะมีคนไปรอต่อคิวล่วงหน้าเป็นชั่วโมง ทำให้เมื่อคุณรอเลิกจากห้องหนึ่งเพื่อไปต่อคิว คุณอาจจะได้คิวท้าย ๆ ซึ่งสัมมนาในต่างประเทศนั้นจะต่างจากประเทศไทย เพราะห้องสัมมนาเค้าจะจุคนตามความปลอดภัยที่ระบุ ไม่ได้เอาเข้าไปจนเต็ม เพราะฉะนั้นถ้าคุณไปต่อช้ามากคุณอาจจะหมดสิทธิ์เข้าห้องเลยทันที และถ้าหัวข้อที่คุณเลือกรู้สึกว่าดีมากก็ควรต้องสละเวลาก่อนหน้าเพื่อไปต่อคิว หรือดูว่ามี Encore Session ไหม นอกจากนี้ถ้าบางหัวข้อเข้าไปแล้วไม่ดี อย่าขี้เกรงใจเหมือนคนไทย ให้ออกจากห้องมาเลย เพราะเสียเวลาเราที่จะไปหัวข้อสำรองได้ หรือไปทำกิจกรรมอืน ๆ ได้ 
  9. ออกสำรวจวันงาน เปิดหู เปิดตา เผื่อเจอของดี : ในวันงานในสัมมนาใหญ่ ๆ จะมีการ Hijack event จากบริษัทต่าง ๆ ที่ไม่ได้สปอนเซอร์หรือซื้อพื้นที่งาน และไม่ได้อยู่ในตารางงาน แต่เปิดตามตึกต่าง ๆ การออกสำรวจนอกจากคุณจะได้เจอบูธกิจกรรมเพื่อเจอเทคโนโลยี หรือเจอนวัตกรรมใหม่ ๆ จากแบรนด์ต่าง ๆ ที่มาร่วมงานและแอบเปิดตามตึกต่าง ๆ ด้วย ไม่แน่การเดินที่เหล่านี้คุณอาจจะเจอนวัตกรรมอะไรดี ๆ หรือเจอสิ่งที่เอามาต่อยอดความคิดของคุณได้ด้วย
  10. กิน ดื่ม และพักผ่อนให้มาก : การไปงานเหล่านี้คุณจะใช้พลังงานเยอะมาก เพราะการเดินสำรวจจะเยอะ การฟังต้องใช้สมาธิมาก แถมในต่างประเทศบางทีอากาศนั้นเปลี่ยนแปลงบ่อย และอากาศจะแห้งมากจนคุณหิวน้ำตลอดเวลา เพราะฉะนั้นการกินให้อิ่มหรือมีของกินง่าย ๆ ตลอดเวลาเพื่อที่จะลุยงานได้ตลอดทั้งวัน และมีน้ำดื่มเพื่อเวลาคอแห้งมาก ๆ หรือเหนื่อยมาก ๆ สำคัญคือการนอนให้เต็มอิ่ม พักผ่อนมาก ๆ เพื่อที่จะไม่ป่วยในระหว่างงานได้

ทั้งนี้นี่คือเคล็ดลับของผมคร่าว ๆ ในการไปร่วมงานสัมมนาที่ต่างประเทศ ที่เป็นงานใหญ่ระดับโลก และสามารถเก็บประเด็นหรือสิ่งที่น่าสนใจหลาย ๆ อย่างกลับมาเพื่อต่อยอดในงานและความคิดได้ด้วย

© 2018 A MarketPress.com Theme

%d bloggers like this: