จ้างคนมาแล้ว จงให้เค้าทำงานที่คุณจ้างมา ไม่ใช่ทำงานอื่นจนไม่ได้ทำงานที่จ้าง

Screen Shot 2557-04-16 at 8.44.10 PM

 

มัวแต่ทำงานเอกสาร งานตัวเองไม่ได้ทำ สุดท้ายงาน Late ไปหมด

ใครเคยเป็นแบบนี้บ้าง แบบบริษัทจ้างมาเป็น AE, Planner หรือ Strategist แต่วัน ๆ ไม่ได้ทำงานตัวเอง ทำงานเอกสาร ทั้งทำ Quotation, ตามหาเลข Quotation, ทำเอกสารเสนอฝ่ายต่าง ๆ, ทำเอกสารวางบิล นี่ยังไม่รวมงานแก้เอกสารต่าง ๆ อีกมากมาย สุดท้ายวันทั้งวันไม่ได้ทำอะไรนอกจากงานเอกสาร งานหลักไม่เดิน งานไม่หลักทำชีวิตเครียดไปอีก ชีวิตนี้จะมีทางออกยังไงดี วันนี้ผมจะมาเล่าทางออกนี้ให้ฟังกันครับ

ผมเคยอยู่ในที่ ๆ ประสบกับภาวะเช่นนี้มาก่อน นั้นคืองานตัวเองคือการคิดกลยุทธ์ของงาน แต่ดันไม่ได้ทำงาน ต้องมานั่งประชุมหรือคนในทีมงานต้องทำงาน กลับไม่ได้ทำงานต้องมานั่งทำงานเอกสารหรือทำงานเอกสารที่ตัวเองไม่จำเป็นต้องทำ  (แต่บริษัทบอกให้ทำ) ทำให้งานตัวเองไม่ได้ทำ เพราะมัวแต่ทำงานเอกสารเหล่านี้ วัน ๆ หมดไปกับการตามล่าลายเซ็นต์คนมีอำนาจ หรือวัน ๆ มัวแต่หาเวลามากรอก timesheet ที่มี Job number เป็นล้านแปด มัวแต่นั่งกรอกตรงนี้ก็หมดเวลาไปอีก

บางทีอีกปัญหานึงก็คือการต้องมานั่งทำงานของลูกน้อง หรือจำใจทำงานของคนอื่นที่ไม่รับผิดชอบงาน ทำให้งานตัวเองแทนที่จะเดินเร็ว ๆ กลับต้องช้าลงไปอีก งานแทนที่จะเสร็จทันหรือมีเวลาไปทำงานอย่างอื่นเพิ่ม หรือไปเรียนรู้เพิ่มทักษะตัวเองก็หายไป เพราะงานที่ไม่ใช่หน้าที่ตัวเองแบบนี้แทน

ปัญหาเหล่านี้จะแก้ยังไงดีครับ ผมมีวิธีที่ผมเคยใช้มาคือจ้างคนแทนเลยครับ เป็นทางออกแรกที่ผมเคยใช้ในการแก้ปัญหาในเรื่องการทำงานเอกสารของทีม การหาคนมาจัดการเรื่องเอกสารแทนเลยครับ ให้คนที่มีหน้าที ทำงานพวกนี้ได้ไว มาทำงานเอกสารตรงนี้แทน ส่วนเราจะได้เอาความสามารถหรือสมองของเราไปใช้ในงานที่เราต้องทำจริง ๆ มากกว่า (ตรงนี้ควรแจ้งกับหัวหน้างานหรือบริษัทเลยครับ ว่าเราต้องการตรงนี้ เพราะไม่งั้นเราจะไม่ได้ทำงานที่เราอยากทำ หรือมัวแต่ทำงานที่เราไม่ถนัดและเสียเวลากับมันไป ถ้าไม่สามารถทำได้ก็ต้องแจ้ง Pros & Cons กับบริษัทไปว่า ชีวิตเราจะทำงานช้าลงเพราะระบบเอกสารตรงนี้) ซึ่งหากงานไหนที่คุณรู้สึกว่าทั้งทีมต้องการคนมาทำหน้าที่ตรงนี้แทน และทำได้ดีกว่าคุณ ก็จงขอให้เค้าจ้างคนมาทำตรงนี้เลยครับ

บริษัทที่ดีนั้นควรเอาคนนั้นทำงานให้ถูกกับงาน มากกว่าที่จะเอามาใช้ทำงานอื่นที่ไม่ใช่ความถนัด หรือไม่ใช่หน้าที่หลักของเค้า ไม่งั้นบริษัทจะเสียทรัพยากรบุคคลตรงนั้นแทน ซึ่งหนึ่งที่บริษัททำคือการวัดว่าพนักงานคนไหนมี Work load ตรงไหนและแต่ต่างกันบ้าง บางคนงานล้น บางคนว่างงาน บางคนไม่ได้ทำงานที่ตัวเองถนัด บางคนก็ไปยุ่งกับเรื่องอื่น ตรงนี้คนที่มีหน้าที่จัดการหรือหัวหน้างาน ควรจัดระบบงานให้เหมาะกับคน และเวลา ว่าใครควรทำงานไหน และไม่ทำงานไหน ภายในเวลาเท่าไหร่ด้วย หรือบางคนที่ไม่ยอมทำงานตัวเอง ก็ต้องตัดเตือนหรือทำ Weekly meeting เพื่อดู Progress ของงานที่ได้รับมอบหมายนั้นไป

ตอนนี้นอกจากเปลี่ยนแปลงเรื่องระบบของคนแล้ว เราก็ควรมาจัดระบบงานตัวเองด้วย เพื่อให้งานที่เราได้รับผิดชอบมอบหมายนั้นมีประสิทธิภาพดีที่สุด รวมถึงการทำงานแบบทีมนั้นดีที่สุดด้วย ซึ่งผมก็มีวิธีทำบางอย่างตามนี้

  1. แบ่งงานออกเป็น Task ย่อย ๆ แล้วพยายามจบ Task นั้นตามลำดับความสำคัญ ซึ่งส่วนนี้คุณควร Prioritise งานได้ว่างานไหนสำคัญกว่ากัน และงานไหนควรจะเสร็จก่อนหรือเสร็จหลังกัน แล้วมาไล่ ๆ ทำงานจนเสร็จทีละงานไป ทำให้งานของคุณจะคืบหน้าอย่างรวดเร็ว และรู้ว่า Task ไหนจำเป็นไม่จำเป็นอีกด้วย
  2. วาง Prioritise ของงาน โดยเมื่อก่อนผมเคยได้ยินการสอนว่างานนั้นแบ่งได้ 4 ประเภท และใช้คนในทีมให้เกิดประโยชน์สูง ซึ่ง Priority ได้ดังนี้
    1. ด่วนและสำคัญ = ทำก่อน และทำเอง
    2. ด่วนและไม่สำคัญ = ทำก่อน และให้คนอื่นทำได้
    3. ไม่ด่วนแต่สำคัญ =  ทำทีหลัง และทำเอง
    4. ไม่ด่วนและไม่สำคัญ = ทำทีหลังและให้คนอื่นทำ
  3. ไม่ใช่งานตัวเอง หรืองานที่ได้รับมอบหมาย อย่าทำ พยายามตามงานจากคนที่อำนาจหรือควบคุมดูแลตรงงานส่วนนั้นให้ส่งมอบงานตามที่ได้ยืนยันกันไว้ เมื่อเกิดปัญหาจะได้รู้ว่าตรงไหนเป็นปัญหาและได้รับบทเรียนในการเรียนรู้ต่อไปว่า งานสำคัญก็ต้องทำหน้าทีและส่งให้ได้ตามที่ได้รับมอบหมาย

นอกจากนี้ยังมีอีกวิธีการหนึ่งคือการมองปัญหานั้น แล้วแยกงานตัวเองออกมาเป็น To Do list ที่ต้องทำ แล้ว วง 3 อันที่ต้องทำเองและต้องเสร็จออกมา แล้วทำมัน ส่วนอันอื่นนั้นจะเสร็จไม่เสร็จก็ตามความสำคัญและเวลาที่เหลือ ซึ่งบางคนเรียกว่าให้ Focus งานที่ Priority สูง ๆ แต่มีจำนวนน้อย ๆ เพื่อให้งานสำคัญมันเสร็จได้อย่างรวดเร็ว

สิ่งหนึ่งที่ผมทำเวลามีงานเยอะ ๆ เสมอคือ ผมจะใช้วิธีการข้างต้นคือ List งานนั้นออกมา แล้วใส่ Deadline มัน พร้อม List ความยากง่าย หรืออันไหนที่ต้องใช้เวลาสูงออกมา ผมจะทำงานที่ใช้เวลาคิดน้อย deadline ใกล้ ๆ ให้เสร็จไวก่อน เพื่อให้งานเรานี้เราต้องใช้เวลากับมันจะได้มีเวลาเต็มที่ออกมา ซึ่งวิธีนี้ทำให้ผมสามารถทำงานบางงานที่ผมรู้กระบวนการ มองเห็นว่าต้องทำอะไร เสร็จภายใน 1-2 ชั่วโมง และมีเวลาทำงานที่ต้องใช้เวลาหา ค้นคว้าได้เป็นวัน ๆ ได้

อีกสิ่งหนึ่งที่พี่ กษมาช นีรปัทมะ MD. ที่บริษัท Phoinikas ที่ผมทำงานอยู่จะพูดเสมอ คือการเลือกที่จะทำ หรือไม่ทำ เพราะบางงานเราต้องทำเอง บางงานเราให้คนอื่นทำ บางงานเราไม่จำเป็นต้องทำก็ได้ ทำให้เราสามารถ Focus กับงานที่เราทำได้ดีและต้องการให้เสร็จได้ดีอีกด้วย

สุดท้ายนี้ก็ต้องอยู่ที่บริษัทว่าจะเห็นคุณค่าของตัวคุณว่าจ้างงานคุณมาทำงานในตำแหน่งที่คุณต้องทำงานหรือมาทำงานอื่นที่ไม่ใช่งานคุณรึเปล่า และตัวคุณเองก็ต้องทำให้บริษัทรับรู้ว่า คุณไม่ได้ถูกจ้างมาให้มาทำงานประเภทที่กินเวลาและไม่ใช่หน้าที่คุณหรือให้คนอื่นที่ทำตรงนี้ได้ดีไปทำแทน แถมด้วยการร้องขอความช่วยเหลือยามจำเป็น ที่คุณต้องการความช่วยเหลือ เพราะต้องคิดว่าเราไม่ใช่ Hero ทั้งทีมคือ Hero งานไหนที่สามารถให้คนที่พร้อมจะช่วยเราได้ ก็จงร้องขอให้เค้าช่วยเพื่อให้งานเป็นไปด้วยดีเถิด

หากแก้ไขและไม่ดีขึ้น คุณก็ควรทบทวนหรือเข้าไปสอบถามบริษัทเลยว่า จ้างเรามาทำอะไรกันแน่ ถ้าต้องมาทำหน้าที่ AE หรือ Planner, Director แต่ต้องมานั่งงานเอกสาร รีพอร์ตส่งลูกค้ารายวัน  หรือชงกาแฟ ถ่ายเอกสารให้ชาวบ้าน แล้วไม่ได้ทำงานตัวเองจนงานช้าหรือคิดงานได้ไม่ดีนี่จะคุ้มไหม

ปล. แต่งานไหนถ้ามันเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่มากไม่มาย และมีเวลาให้ทำได้ ผมก็จะทำนะ เพื่อให้งานของทีมมันออกมาดีที่สุด (เราก็ต้องช่วยเหลือ ซึ่งกันและกัน เพื่อลดปัญหาและอุปสรรคของทีมให้เดินหน้าได้อย่างดีต่อไป)

 

© 2019 A MarketPress.com Theme

%d bloggers like this: