ประชุมอย่างไรให้ได้ประสิทธิภาพ

Illustration: Oscar Ramos Orozco
Illustration: Oscar Ramos Orozco

เคยไหมที่ประชุมตั้งนานแล้วออกมาไม่มีการสรุป ไม่รู้ว่าประชุมไปทำไม

เคยรู้สึกแบบนี้ไหมครับ “ประชุมอีกแล้ว” หรือ “ทำไมต้องประชุม” แล้วบางทีเข้าไปประชุม หัวข้อข้างในไม่เกี่ยวกับเรา จนบางทีรู้สึกว่าเอากูเข้ามาประชุมทำไม หรือบางทีประชุมไม่จบสักที ชั่วโมงนึงก็แล้ว สองชั่วโมงก็แล้ว พูดวนเวียนไปมาไม่จบสักที จนเรารู้สึกว่า อยากจะกลับบ้าน จะประชุมไปถึงเมื่อไหร่กัน สุดท้ายออกมาจากห้องประชุมนั้นไม่มีอะไรเกิดขึ้น หรือแย่ยิ่งกว่าคือประชุมไม่ได้อะไร แต่งานที่ต้องทำทุกวันหรือทำส่งลูกค้าก็ต้องส่ง จนต้องทำงานดึกหรือเอางานกลับไปทำที่บ้านแทน เวลาส่วนตัวหรือเวลาพัฒนาตัวเองก็ไม่มี ชีวิตมีแต่ประชุมแล้วเอาเวลาที่ต้องใช้ทีเหลือมาปั่นงานประจำกัน

หลาย ๆ ครั้งในการประชุม ไม่ว่าจะประชุมกับบริษัท หรือประชุมกับลูกค้านั้น เราจะพบกับการประชุมที่ไร้ประสิทธิภาพ หรือการประชุมที่ไม่รู้ว่าจะเอาเราเข้าไปทำไม หรือประชุมแบบที่ไม่ได้นัดหมาย ทั้งนี้ประชุมเสร็จแล้วเป็นยังไงครับ ออกมางานกองเต็มโต๊ะ ประชุมก็ต้องประชุม งานก็ต้องเสร็จ คนฝ่ายอื่นก็มาเร่งงาน สุดท้ายทำงานหนักโดยใช่เหตุ

สิ่งที่ผมเจอในสมัยก่อนในการทำงานคือการเข้าประชุมที่บางทีเอาเราเข้าไปนั่งให้กำลังใจ หรือนั่งเฉย ๆ ให้คนเต็มห้องประชุมก็มี หรือบางทีเข้าประชุมแล้วไม่มีหมายประชุม เรื่องที่คุยกันข้างในก็มั่วซั่วไปหมด แล้วไม่จบซักที  จนสุดท้ายประชุมกัน 4-5 ชั่วโมงไม่มีใครสรุปการประชุมได้ บางคนที่เจอก็คือการรอประชุม นัดประชุมแล้ว Keyman ไม่มาสักที หรือติดเหตุล่วงหน้าอื่น ปล่อยให้คนรอในห้องประชุมไป สุดท้ายมาก็ไม่ได้ทำอะไร นั่งเงียบ ๆ ไม่แสดงความคิดเห็นก็มี และบางทีประชุมเสร็จไม่มีว่า Next Step หรือ Next Action จะต้องทำอะไรต่อไป ทำให้เกิดการประชุมซ้ำซาก ผมเคยทำกับนายคนหนึ่งที่ประชุม Meeting งานวันศุกร์ แล้ววันจันทร์ Meeting อีกรอบถามความคืบหน้า ซึ่งบางที Meeting แบบนี้ไม่ต้องมีก็ได้ เพราะงานวันศุกร์เพิ่มคุยกัน เสาร์-อาทิตย์ก็ยังไม่ได้ Action อะไร วันจันทร์จริง ๆ แค่ ตามว่า Action มันต้อง process แล้ว ไม่ต้อง Meeting Recap ก็ได้

ทีนี้ Meeting อย่างไรมันจะมีประสิทธิภาพกันละครับนี่คือแนวทางง่าย ๆ ข้างต้นที่ได้เจอระหว่างการทำงานในปัจจุบันของผมและรวบรวมมาจากบริษัทใน Fortune 500 ว่าเค้าประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพกัน

  1. หากใครเคยดูหนังทางการทหาร จะเห็นได้ว่าการประชุม Brief แผนโจมตีของทหารนั้น เค้าจะเรียกเฉพาะนายทหารที่จะเป็นคนดูกลยุทธ์แต่ละหน่วยของตัวเองเข้ามารับ Brief ไม่จำเป็นต้องเอาทีมทั้งหมดเข้ามาฟัง หรือเอาทีมย่อยมาฟัง เพราะการตัดสินใจ การแก้ปัญหานั้นจะตกอยู่นายทหารว่างานดังกล่าวจะให้ใครรับผิดชอบ ทีมจะรับผิดชอบงานของทีมที่หัวหน้ามอบหมายมาให้นั้นดีที่สุด ซึ่งนี้ทำให้คนที่ทำงานจะได้ทำงานที่ต้องทำ และคนที่ประชุมรับงานมาจ่ายงานก็จะได้ประชุมได้ ทำให้งานนั้นเดินได้ต่อเนื่อง
  2. ในการประชุมแต่ละครั้ง จะต้องมีว่าประชุมหัวข้ออะไร หรือประชุมเรื่องอะไร แล้วจะต้องได้อะไรออกมา การประชุมที่ไม่มีหัวข้อการประชุมนั้นจะสามารถเปลี่ยนจากการประชุมงาน การเป็นการคุยเล่นได้อย่างง่ายดาย  โดยไม่มีความคืบหน้าของงานเลยสักนิด ทำให้ประชุมนั้นเกิดการเสียเวลาเปล่า หรือถ้าประชุมโดยไม่มีหมายแล้วพยายามจะได้ผลสรุปประชุมก็จะประชุมนานมากกว่าจะได้ผลสรุปหรือหลายๆ  ครั้งผมพบว่ากลายเป็นประชุมที่เสียเวลาเปล่า
  3. การประชุมแต่ละครั้งต้องมีคนที่ฟันธง หรือสรุปว่าประชุมจะต้องเอาอะไรและ Action ต่อไปคืออะไรแบบแน่นอน เพราะการประชุมที่ไม่มีการฟันธง หรือไม่มีใครกล้าตัดสินใจว่าจะเอาอะไรต่อไป ทำให้การประชุมนั้นไม่มีอะไรคืบหน้า กลายเป็นประชุมที่วนเวียนโดยไม่มีผลประชุมออกมา การประชุมที่ดีคือต้องมีคนสรุปว่าประชุมจะต้องได้อะไร จบด้วยอะไร และทีมงานต้องรู้ว่าจะต้องทำอะไรต่อไปหลังจากออกห้องประชุมไป
  4. ประชุมทุกครั้งต้องมีระยะเวลาการประชุม และต้องประชุมด้วยความสร้างสรรค์ทั้งนี้ในการประชุม ทุกคนควรจะร่วมโยนไอเดีย คิดอะไรที่ออกนอกกรอบเอาไว้ และไม่ Kill Idea ของคนที่โยนออกมา รวมทั้งการตั้งคำถามที่ถูก ที่สามารถสร้างเนื้อหาการประชุมได้สร้างสรรค์ขึ้น ที่สำคัญควรมีกรอบระยะเวลาการประชุม เพราะถ้าไม่มีเวลากำหนด การประชุมของคุณนั้นจะสามารถการพูดออกนอกเรื่อง และการเป็นการพูดคุยที่ไม่ได้อะไรขึ้นมาแทน หากพบว่าการประชุมของคุณนั้นไม่มีอะไรดีขึ้น ทางที่ดีควรหยุดการประชุมให้ทุกคนได้พัก ผ่อนคลาย แล้วค่อยนัดประชุมใหม่ เพื่อให้เกิดความคิดใหม่ ๆ ขึ้นมาแทน ดีกว่าประชุมแล้วจมกับการไม่มีไอเดียหรือกดดันในห้องประชุมต่อไป

อันนี้คือตัวอย่างทั่วไปที่สามารถมาประยุกต์ได้ในการประชุม แต่ในบริษัทที่ยิ่งใหญ่ในโลกนี้ เค้าก็มีแนวทางการประชุมที่ดีที่เราสามารถมาประยุกต์กับงานเราได้เช่นกัน ลองมาดูกันครับ

Apple (ในช่วงเวลาที่ Jobs บริหาร) 

  1. ทุก ๆ งานที่เกิดขึ้นจะต้องเขียนผู้รับผิดชอบงาน และใครจะเป็นผู้รับผิดชอบงานถัดไป ในการประชุมในแต่ละวาระ ทำให้เรารู้ว่าการประชุมแต่ละครั้งงานส่วนไหนใครรับผิดชอบ และใครต้องทำงานต่อจากตรงนั้น
  2. ทุกครั้ง ๆของการประชุม คุณต้องเตรียมตัวที่จะถามและถูกโดนถาม เพราะในห้องประชุมนั้นคุณอาจจะถูกหัวหน้างานถามความเห็นให้ตอบ หรือการถามคำถามเพื่อแสดงความสนใจหรือสร้างความเข้าใจให้มากยิ่งขึ้น ยิ่งขึ้นมีการประชุมที่ดุเดือดและเข้าใจมากเท่าไหร่ออกมานอกห้องประชุม คุณจะสามารถทำงานได้ด้วยความเข้าใจดีที่สุดต่อจากการประชุมนั้นได้ การประชุมนั้นคนที่โยนไอเดียมาต้องพร้อมที่จะสนับสนุน ปกป้องไอเดียตัวเองหรือมีไอเดียที่จะนำเสนอ และถกเถียงด้วยเหตุผลมากกว่าอารมณ์ หากใครเข้ามาประชุมแล้วไม่มีไอเดีย หรือมีไอเดียแต่ไม่กล้าปกป้องไอเดียตัวเองแล้วก็ ก็อย่านำเข้าห้องประชุม

Google 

  1. ในทุก Meeting นั้นต้องมีคนตัดสินใจที่ระบุตัวได้  เพื่อให้ที่ประชุมสามารถจบการประชุมและตัดสินใจเพื่อรู้ว่างานจะต้องทำงานต่อไปเลยได้ยังไง
  2. ไม่ควรมีคน 10 คนในการประชุม  คนใน Google ถือว่าการเข้าร่วมประชุม ไม่มีเหรียญกล้าหาญให้ ใครไม่เกี่ยวข้องหรือไม่มีหน้าที่ตัดสินใจก็ไม่ควรเข้าห้องประชุม เพราะบางทียิ่งมากคนยิ่งมากความ
  3. การตัดสินใจบางอย่างไม่ต้องรอการประชุมก็ได้ หลาย ๆ บริษัทจะทำอะไรที ก็ต้องประชุมหาการตัดสินใจที ทำให้การดำเนินงานนั้นล่าช้าและสายเกินกว่าจะทำงานได้บางที ถ้างานบางอย่างจะต้องดำเนินการ ก็ควรดำเนินการก็ควรดำเนินการทันที ไม่ต้องรอประชุม
  4. โฟกัสในงานที่ใช่ในที่ประชุม การไปคิดในงานที่ไม่ใช่ หรือการหลงไปกับการประชุมเรื่องอื่นในที่ประชุมทำให้งานหลาย ๆ อย่างหลุดโฟกัสไป การฆ่าไอเดียที่ไม่ใช่ไปเลยในห้องประชุม ทำให้ทีมงานรู้ว่าจะต้องโฟกัสที่งานใด ทำให้เราใช้ทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลงแรงน้อยลง แต่ได้งานมากขึ้น

นอกจากนี้ในบริษัทหรือกลุ่มต่าง ๆ ยังมีวิธีการประชุมที่มีประสิทธิภาพอื่น ๆ ด้วยเช่น

  1. ในห้องประชุม การตอบควรเป็น “ได้ และ ….” เสมอ ไม่ควรเป็น “ไม่ได้ แต่….” การสร้างบรรยากาศประชุมให้เป็นในทางบวก และทำให้ไอเดียไหลนั้นมีความสำคัญ ไม่ควรทำให้การประชุมหยุดชะงักตั้งแต่แรก
  2. หยุดประชุมทุก ๆ 30 นาที การประชุมไม่ควรนานเกินไปกว่า 30 นาที เพราะไม่งั้นคนจะเริ่มหลุดโฟกัส และสมองไม่สามารถคิดตามหรือทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อหยุดแล้วควรให้คนทุกคนออกจากห้องประชุม ไปทำอย่างอื่นแทนเพื่อให้สมองได้พัก
  3. ทำประชุมให้สั้นที่สุด เพื่อให้ทุกคนได้สรุปความคิด สรุปใจความมาในที่ประชุม ทุกคนพูด Get to the point ไม่ใช่ชักแม่น้ำทั้ง 5 มาพูดทำให้เกิดบทสนทนาที่ไม่มีประโยชน์เกิดขึ้น
  4. ไม่ควรฆ่าไอเดียที่โยนมาในห้องประชุม หรือ ไม่ควรทำตัวเป็นคณะกรรมการตัดสินในห้องประชุม พยายามหาทางออกร่วมกัน ไม่ใช่มัวแต่สร้างปัญหาหรือกลายเป็นอุปสรรคในการแก้ปัญหาแทน นอกจากนี้ควรพยายามจับประเด็นให้ได้ก่อนที่จะมามัวจับผิดไอเดียในที่ประชุม
  5. ทำการบ้านจากการประชุมครั้งก่อน หรือเตรียมพร้อมสำหรับการประชุม เอาไว้ ทำให้เราจดจำได้ว่าประชุมครั้งที่แล้วจะต้องมีอะไรเกิด หรือครั้งนี้ในห้องประชุมหวังอะไร ทำให้การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น
  6. จบการประชุม ควรทำสรุปหรือการถามคนในที่ประชุมว่าเข้าใจประเด็นประชุมถูกต้องไหมและรู้ไหมว่างานตัวเองต่อไปต้องทำอะไร ซึ่งแต่ละคนไม่ควรใช้เวลาเกิน 30 วินาที หากใครไม่เข้าใจหรือเข้าใจผิดประเด็นไปจะได้แก้ไขได้ทันที นอกจากนี้การที่คนที่รับผิดชอบบอกว่าจะทำอะไรในห้องประชุมต่อหน้าทุกคน ก็เป็นการบอกว่าจะต้องทำตาม Commitment นั้นในที่ประชุมแล้ว และควรการทำ Meeting Note หรือ Minute of Meeting เอาไว้ เพื่อสรุปวาระการประชุม และแจ้งการประชุมว่า Next action คืออะไร และใครรับผิดชอบอะไร เพื่อให้สรุปความเข้าใจในที่ประชุมให้ตรงกัน และสามารถตามงานต่อไปว่าใครทำอะไร ส่วนไหน เพื่อที่จะทำให้งานดำเนินต่อไปได้มีประสิทธิภาพต่อไป

ประชุมแบบไหนละที่ไม่ควรเกิด ในบริษัทหลาย ๆ ที่มักจะบอกว่าการประชุมบางอย่างไม่ควรมีเลยก็ได้ เช่น

  1. การประชุมเพื่ออัพเดทงาน หลาย ๆ ที่การประชุมเพื่ออัพเดทงาน หรือเป็นการแจ้งให้ทราบ นั้นจะไม่ใช้การประชุมแทน แต่เป็นการใช้การส่งข้อความ หรือ E-mail Status ของงานให้แทน การประชุมที่มีประสิทธิภาพหรือการประชุมที่มีค่านั้นคือการประชุมที่จบด้วย Next action ต่อไป
  2. การประชุมประจำอาทิตย์ (วันจันทร์)  บางทีงานไม่ได้มีความคืบหน้า หรือ ไม่มีเหตุผลการประชุม (บางที่อ้างว่าเพราะเป็นวันจันทร์)  ทำให้การประชุมนี้ไม่มีเหตุผล และกลายเป็นการประชุมที่น่าเบือ เสียเวลา และไม่ได้งาน

ตอนนี้ใครที่จะเป็นคนนัดประชุม หรือดูแลการประชุมก็สามารถเอาไปประยุกต์ได้ ทำให้การประชุมของตัวเองมีประสิทธิภาพมากขึ้น งานได้งาน ประชุมก็ได้ แต่หากคนต้องเป็นคนที่ต้องเข้าประชุมแล้วละก็เอา ก็ควรเอาวิธีนี้ไปแนะนำคนที่ดูแลการประชุมแทน แต่หากไม่มีอะไรดีขึ้นแล้วละก็ ผมแนะนำว่า ให้หาคนที่ประชุมแทนได้เข้าประชุม เพื่อนำมา Brief รวมกับคุณอีกที

 

 

 

© 2019 A MarketPress.com Theme

%d bloggers like this: